Biuro Obsługi Urzędu

Biuro Obsługi Urzędu
Starostwa Powiatowego w Stargardzie ul. Skarbowa 1, 73-110 Stargard ,   parter - kancelaria ogólna w holu budynku, pokoje: 02,03 piwnica - pokoje: 002, 005 oraz sekretariat 114
stosowany symbol przy znakowaniu spraw SU      

Do zadań biura należy w szczególności:

1)    z zakresu ustawy o samorządzie powiatowym oraz ustawy o finansach  publicznych:  
a)    sporządzanie projektów umów niezbędnych dla prawidłowego funkcjonowania Starostwa,
b)    obsługa programu - planowania prognozowania i realizacji budżetu PLAN B,
c)    prowadzenie rejestru zaangażowania,
d)    realizacja i weryfikacja zamówień poniżej 30.000 euro złożonych przez komórki organizacyjne Starostwa, współpraca w tym zakresie z Wydziałem Zamówień i Inwestycji,
e)    zaopatrywanie w materiały biurowe i druki,
f)    prenumeraty gazet i czasopism,
g)    gospodarowanie taborem samochodowym,
h)    dbanie o prawidłowe oznakowanie pomieszczeń i aktualność tablic informacyjnych,
i)    gospodarowanie pomieszczeniami biurowymi i planowanie remontów,
j)    organizowanie konferencji i szkoleń dla potrzeb Starostwa oraz jednostek organizacyjnych Powiatu,
k)    pomoc techniczna w organizowaniu konferencji i szkoleń z udziałem podmiotów zewnętrznych,
l)    planowanie niezbędnych konserwacji i przeglądów budynku oraz kontrola prawidłowości ich realizacji,
m)    dbanie o czystość i porządek wewnątrz i przy budynku Starostwa,
n)    przedkładanie propozycji wyboru brokera,
o)    koordynowanie i pomoc w zbieraniu informacji umożliwiających ustalenie wartości ubezpieczanego mienia Powiatu,
p)    realizacja umowy na ubezpieczenie majątku Powiatu,
q)    prowadzenie ewidencji i nadzór nad osobami wobec których orzeczono karę   ograniczenia wolności w postaci nieodpłatnej dozorowanej pracy,
2)      w zakresu rozporządzenia Prezesa  Rady Ministrów w sprawie  instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt, oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych:
a)    prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej,
b)    odbieranie, segregowanie i przekazywanie do poszczególnych komórek organizacyjnych Starostwa korespondencji przychodzącej (zewnętrznej i wewnętrznej),
c)    prowadzenie ewidencji pieczęci,
d)    potwierdzanie delegacji osobom przybywającym w sprawach służbowych do  Starostwa,
e)    przygotowywanie korespondencji do wysyłki,
f)    prowadzenie ewidencji przesyłek specjalnych i wartościowych,
g)    udzielanie informacji interesantom, w razie potrzeby kierowanie do właściwych komórek organizacyjnych,
h)    obsługa centrali telefonicznej,
i)    rejestracja korespondencji w elektronicznym systemie obiegu dokumentów,
j)    ustalanie treści tablic urzędowych i ich zamawianie,
3)    z zakresu ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz ustawy o samorządzie powiatowym:
a)    administrowanie systemem informatycznym (siecią komputerową),
b)    koordynacja działań z zakresu informatyki,
c)    zabezpieczenie ciągłości funkcjonowania infrastruktury informatycznej i dostępu do informacji zapisywanych w komputerowych bazach danych,
d)    nadzorowanie, udzielanie konsultacji i pomoc użytkownikom w zakresie eksploatacji systemów informatycznych i obsługi urządzeń komputerowych,
e)    administrowanie bazami danych oraz zapewnienie ich ochrony,
f)    pomoc w doborze sprzętu i oprogramowania informatycznego, modernizowanie oraz inspirowanie rozwoju zastosowań informatyki,
g)    zabezpieczenie urządzeń i systemu informatycznego służących do przetwarzania danych osobowych,
h)    organizowanie szkoleń dla pracowników Starostwa w zakresie wykorzystania technik informatycznych,
i)    realizacja zadań dotyczących ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa ich przetwarzania,
j)    przygotowanie założeń technicznych i technologicznych, związanych z elektroniczną  realizacją usług publicznych,
k)    zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemów baz danych i aplikacji elektronicznego obiegu dokumentów i wspomagania zarządzania, zapewnienie ich dostępności, integralności i bezpieczeństwa,
l)    utrzymanie ciągłości pracy urządzeń i oprogramowania, zapewnienie prawidłowej eksploatacji i konserwacji zasobów sprzętowych (serwerów, komputerów i aktywnych elementów w sieci komputerowej),
m)    administrowanie użytkownikami systemów informatycznych zgodnie z zasadami polityki bezpieczeństwa,
n)    współpraca z komórkami organizacyjnymi Starostwa w zakresie funkcjonowania systemów i dedykowanych aplikacji,
o)    określenie potrzeb w zakresie licencjonowania i uaktualnienia systemów oprogramowania i aplikacji, ich wdrożenie i dostosowanie do wymagań i potrzeb użytkowników,
p)    prowadzenie archiwizacji systemów, aplikacji i baz danych oraz odtwarzanie danych archiwalnych w sytuacjach awaryjnych,
q)   sprawowanie nadzoru technicznego nad systemem elektronicznego obiegu  dokumentów,
r)    prowadzenie stałej kontroli antywirusowej funkcjonujących systemów,
4)   w zakresie spraw obywatelskich - prowadzenie biura rzeczy znalezionych, w tym:
a)    przyjmowanie i przechowywanie rzeczy znalezionych,
b)    prowadzenie ewidencji rzeczy znalezionych,
c)    przeprowadzanie procedur dotyczących rzeczy nieodebranych.
5)    z zakresu ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju - monitoring i analiza dostępnych środków z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej oraz innych pozabudżetowych możliwych do pozyskania na finansowanie zadań z zakresu właściwości Biura,
6)    zakresu ustawy o dostępie do informacji publicznej - prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej
7)    fakturowanie sprzedaży oraz innych transakcji niekoniecznie związanych z pobieraniem pożytków